Надежные поставщики — это не просто часть цепочки поставок, а стратегические партнеры бизнеса. От того, насколько хорошо выстроены с ними отношения, зависят сроки, себестоимость, устойчивость процессов и конкурентоспособность компании в целом.
Современный подход к управлению поставщиками выходит за рамки разовых заказов и оперативного учета. Это система: автоматизация взаимодействия, контроль исполнения договоров, управление рисками и развитие партнерской сети.
Решить эти задачи помогает программное обеспечение для управления поставщиками — SRM-системы (Supplier Relationship Management), которые делают взаимодействие с контрагентами прозрачным, управляемым и предсказуемым.
Мы в Сотбит уже более 10 лет занимаемся автоматизацией B2B-процессов и хорошо знаем, с какими задачами и сложностями сталкиваются закупочные подразделения в компаниях разного масштаба.
На основе этого опыта мы разработали Сотбит: SRM — систему управления закупками и поставщиками на базе Битрикс24. Она помогает компаниям выстраивать надежную, стратегически управляемую модель снабжения, гибко адаптированную под внутренние процессы.
В этом материале разберем, из чего складывается эффективное управление взаимоотношениями с поставщиками, какие задачи охватывает SRM, и как такие системы — в том числе Сотбит: SRM — помогают бизнесу переходить от хаотичных закупок к устойчивой и прозрачной модели снабжения.
Управление отношениями с поставщиками — это комплексный подход к взаимодействию с внешними контрагентами, поставляющими товары, услуги и ресурсы. В отличие от простого оперативного учета закупок, SRM-функция включает: стратегическое планирование поставок, анализ надежности поставщиков, построение устойчивых партнерских отношений, контроль исполнения обязательств и оценку эффективности сотрудничества.
Иными словами, SRM (Supplier Relationship Management) отвечает на вопрос: «Как сделать так, чтобы наши поставщики не подводили, работали лучше, а условия были максимально выгодными?»
Если CRM-системы развивают отношения с клиентами, повышая продажи, то SRM развивает поставщиков — чтобы обеспечивать бесперебойную, качественную и эффективную работу всей цепочки поставок. Это особенно критично в отраслях, где малейший сбой поставки может остановить производство или сдвинуть сроки проектов.
SRM — это не про закупки «здесь и сейчас». Это про то, чтобы иметь резервную стратегию, сильных партнеров, и устойчивость в условиях неопределенности.
Многие компании по-прежнему работают «по старинке»: реестр поставщиков ведется в Excel, договоры согласуются по почте, история поставок разбросана между письмами, заказами и устными договоренностями. Такая система работает… пока бизнес маленький. Но как только масштабируется ассортимент, количество подрядчиков или растет география бизнеса — ручной подход начинает сбоить.
Какие проблемы возникают без SRM:
Дублирующиеся закупки и несогласованные действия между отделами;
Потерянные или просроченные договоры, неясные условия;
Невозможность отследить эффективность каждого поставщика;
Превышение бюджета или необоснованные закупки;
Отсутствие прозрачности: с кем и на каких условиях мы вообще работаем;
Неуправляемые риски: просрочки, брак, зависимость от 1–2 ключевых поставщиков.
Когда внедрение SRM становится необходимостью:
Поставщиков больше 10–15, и каждый — важен.
Компания растет: открываются филиалы, появляются новые регионы.
Процессы усложняются, и ручной контроль уже не справляется.
Возникает потребность в аналитике, планировании и снижении затрат.
SRM-система — это как CRM, только не про продажи, а про снабжение. Она позволяет построить прозрачный, контролируемый и стратегический подход к управлению взаимоотношениями с поставщиками.
Чтобы SRM работала как система, необходимо выстроить четкую модель управления поставщиками. Это не «один модуль», а цепочка процессов, которые должны быть связаны, автоматизированы и управляемы. Ключевые этапы управления поставщиками в SRM-процессе:
Поиск и регистрация поставщика. Поиск потенциальных партнеров, сбор реквизитов, документов и добавление в единый реестр. На этом этапе особенно важно обеспечить быстрый старт: без бумажной волокиты, с возможностью быстрой верификации данных.
Квалификация и проверка. Оценка поставщика на соответствие внутренним требованиям компании: надежность, наличие разрешительных документов, опыт, история работы. Часто применяются внутренние рейтинги, фильтры и черные списки.
Согласование и заключение договоров. Формирование и согласование договоров по шаблонам, настройка логики согласований, фиксация обязательств, сроков, условий оплаты. Все это должно быть строго регламентировано и прозрачно.
Операционная работа. Работа с заказами, контроль исполнения, отслеживание поставок, учет рекламаций и приемки. Здесь важна интеграция с логистикой, складом, бухгалтерией и смежными службами.
Оценка и развитие поставщика. После исполнения заказа начинается следующий цикл: сбор и анализ показателей эффективности — сроков, качества, коммуникации, отклонений от условий. На основе этих данных принимаются решения: кого развивать, с кем пересматривать условия, а с кем — расставаться.
Каждый из этих этапов может быть цифровым, автоматизированным и связанным. Если нет системы — данные не стыкуются, процессы «рассыпаются», а компания теряет управляемость.
Когда процессы выстроены, следующий уровень — это понимание принципов, по которым работает зрелая SRM-модель. Не просто «вводим карточки поставщиков», а меняем подход:
Централизация. Все данные о поставщиках, договорах, KPI, взаимодействиях — в одном месте. Больше никаких разрозненных файлов, табличек и папок на сетевых дисках.
Прозрачность и контроль. В SRM фиксируется каждый шаг: кто согласовал, что изменилось, где сбой. Это снижает внутренние конфликты, ускоряет согласования и повышает управляемость.
Работа с рисками. Выявление проблемных зон до того, как они станут провалом. Анализ истории, автоматические флаги, сравнение альтернативных поставщиков.
Стратегический фокус. Переход от «закупить подешевле» к «построить устойчивую цепочку». Работа не только с ценами, но и с отсрочками, качеством, лояльностью и даже совместными проектами.
Совместное развитие. SRM — это не про контроль ради контроля. Это про совместное улучшение: переговоры, гибкость, обмен аналитикой. Лучшая SRM — та, где поставщики становятся союзниками, а не точкой риска.
Таким образом, управление взаимоотношениями с поставщиками выходит за рамки административной функции и становится полноценной бизнес-стратегией.
Внедрение SRM-системы становится необходимым, когда ручное управление закупками перестает справляться с объемами и сложностью процессов. Чтобы обеспечить стабильность поставок и управляемость отношений с контрагентами, нужна прозрачная и цифровая модель взаимодействия.
SRM-система должна автоматизировать:
регистрацию и учет поставщиков — карточки, история, привязка к договорам и заказам;
согласование закупок — маршруты, роли, статусы, уведомления;
коммуникацию — централизованную переписку и рассылку приглашений;
оценку предложений — конкурентные листы, повторные торги (переторжка), сравнение условий;
хранение истории — заказы, сроки, KPI, отклонения от условий.
Автоматизация высвобождает ресурсы и позволяет команде сосредоточиться на развитии партнерств и оптимизации закупочной стратегии.
Далее рассмотрим, как все это реализовано на примере готового решения Сотбит: SRM.
Сотбит: SRM — это готовое решение для автоматизации закупок и управления поставщиками, созданное на базе Битрикс24. Система охватывает все ключевые процессы управления поставщиками: от регистрации контрагентов и проведения закупочных процедур до контроля исполнения и аналитики.
Решение адаптируется под структуру компании и помогает выстроить прозрачное и управляемое взаимодействие с поставщиками.
Рассмотрим ключевые средства управления поставщиками, реализованные в Сотбит: SRM:
Единый реестр поставщиков. Централизованная база всех подрядчиков компании. Содержит подробную информацию о реквизитах, статусе, сегменте и истории взаимодействий. Поддерживается фильтрация по любым параметрам: категории, регион, надежность и пр.
Карточка поставщика. Отдельный интерфейс, в котором собрана вся информация: контакты, договора, связанные заказы, рейтинг, документы. Можно добавить заметки, просмотреть KPI и статус текущих обязательств.
Классификация и сегментация. Поставщики могут быть разбиты на группы: стратегические, альтернативные, одноразовые и пр. Это удобно для аналитики и принятия управленческих решений.
Оценка надежности. На основе BI-конструктора формируется система рейтингов. Учитываются: своевременность поставок, качество продукции, условия оплаты, скорость обратной связи и прочее.
Связь с договорами и заказами. Вся информация структурирована — от текущих контрактов до операционных заказов, что упрощает контроль и делает работу прозрачной.
Такое построение позволяет в полной мере реализовать управление поставщиками в srm и отказаться от хаотичного документооборота.
Эффективное управление невозможно без анализа. В Сотбит: SRM заложен мощный BI-конструктор, который позволяет:
Анализировать ключевые показатели по каждому поставщику: среднее время отклика, выполнение сроков, отклонения от условий;
Выявлять риски: снижение объемов, рост отказов, затянутое согласование;
Сравнивать поставщиков между собой по важным метрикам;
Оценивать динамику отношений: кто из партнеров усиливает сотрудничество, кто — теряет позиции;
Строить отчеты по категориям, регионам, типам поставщиков;
Формировать рекомендации: кого стоит развивать, кого — исключить из цепочки.
Аналитика в рамках управления взаимоотношениями с поставщиками в SRM не просто фиксирует итоги, но помогает принимать управленческие решения на основе данных.
Таким образом, SRM-система становится не только платформой взаимодействия, но и инструментом стратегического управления партнерской сетью.
Компании, которые внедрили SRM-систему, в короткие сроки фиксируют улучшения в управлении закупками и отношениями с поставщиками. Вот ключевые выгоды, подтвержденные практикой:
Снижение затрат на закупки. Автоматическое объединение заявок, исключение дублирующих поставок, проведение конкурентных процедур — все это позволяет добиваться лучших условий от поставщиков и экономить бюджет. По данным Сотбит, экономия может достигать 5–15%.
Повышение прозрачности и контроля. Каждая операция — от регистрации поставщика до исполнения заказа — фиксируется в системе. Это исключает ошибки, упрощает аудит и делает процесс максимально прозрачным.
Сокращение времени согласований. Встроенные маршруты, автоматические напоминания и контроль статусов ускоряют обработку заявок. Отказ от ручного согласования экономит до в 2 раза больше времени на каждую операцию.
Снижение рисков поставок. История взаимодействия, оценки, аналитика — все это помогает прогнозировать сбои и работать с надежными партнерами. SRM позволяет оперативно выявлять проблемные зоны до того, как они приведут к срыву.
Рост качества сотрудничества. Компании получают возможность системно развивать отношения с поставщиками: обсуждать улучшения, договариваться об отсрочках, тестировать новые условия и форматы взаимодействия.
Итог — управление отношениями с поставщиками превращается в мощный рычаг развития бизнеса, а не просто в операционную рутину.
Успешное внедрение SRM-системы требует четкого пошагового подхода. Команда Сотбит придерживается следующей методологии:
Диагностика и обследование. Анализируются текущие процессы, выявляются узкие места, формулируются цели внедрения.
Проектирование SRM-системы. Определяются структура, маршруты, логика процессов, формируется архитектура платформы.
Развертывание и конфигурация. Настраиваются роли, маршруты согласования, категории ТРУ, карточки поставщиков и шаблоны документов.
Интеграция с 1С и другими системами. Выполняется обмен данными, согласуется структура справочников, синхронизируются статусы.
Кастомизация под бизнес-задачи. При необходимости разрабатываются индивидуальные модули или UI-доработки.
Тестирование и запуск. Платформа проходит испытания, устраняются возможные ошибки, происходит обучение пользователей.
Поддержка и развитие. После запуска заказчик получает доступ к обновлениям и техподдержке, возможно дальнейшее масштабирование.
Такой подход обеспечивает предсказуемое внедрение SRM даже в сложных организациях с разветвленной структурой.
Сегодня SRM — это не просто модуль в ERP-системе. Это — полноценная стратегия, в которой поставщики рассматриваются как актив, требующий развития и постоянного внимания.
Компании, внедряющие SRM, получают:
структурированные процессы закупок;
снижение затрат;
рост прозрачности и управляемости;
снижение зависимости от отдельных контрагентов;
системную аналитику и контроль.
Управление взаимоотношениями с поставщиками помогает бизнесу не только наладить текущее взаимодействие, но и выстроить устойчивую, масштабируемую партнерскую сеть на годы вперед.
А с отечественными решениями, такими как Сотбит: SRM, это становится не только выгодно, но и безопасно — с учетом требований законодательства и IT-инфраструктуры предприятия.
Группировка свойств в карточке товара напрямую через инфоблок — удобно, быстро и без сложной настройки.
Планирование, контроль, автоматизация — разбираем, как выстроить эффективные закупки.
Узнайте, как перевести клиентов на самообслуживание, разгрузить отдел продаж и ускорить обработку заказов.
