Управление закупками представляет собой системный подход, направленный на обеспечение компании необходимыми ресурсами — от сырья и материалов до готовых изделий и услуг.
Этот процесс охватывает целый спектр задач: планирование, анализ потребностей, взаимодействие с поставщиками, контроль исполнения заказов и оценку эффективности работы всей системы снабжения.
Качественно выстроенное закупочное управление позволяет бизнесу минимизировать расходы, сокращать издержки и увеличивать рентабельность за счет продуманного и своевременного планирования.
Компании, эффективно организовавшие закупочное управление, получают не только финансовые, но и стратегические преимущества перед конкурентами, такие как стабильность поставок, выгодные условия закупок и снижение зависимости от отдельных контрагентов.
Эффективное управление — это не просто «купить дешевле», а выстроить прозрачный, прогнозируемый и управляемый процесс, охватывающий все этапы — от заявки до анализа эффективности. Именно поэтому крупные предприятия всё чаще отказываются от ручного подхода в пользу цифровых решений.
Мы в Сотбит уже более 10 лет занимаемся автоматизацией B2B-процессов и хорошо понимаем, с какими трудностями сталкиваются закупочные отделы.
На основе этого опыта мы разработали Сотбит: SRM — систему управления закупками на базе Битрикс24, которая помогает компаниям выстроить надежную, прозрачную и стратегически управляемую модель снабжения.
В этом материале мы поделимся подходами к закупочному управлению, расскажем о стратегиях, ролях, рисках и ключевых показателях эффективности, а также покажем, как цифровизация помогает на практике.
В современном бизнесе существуют различные подходы к организации закупочной деятельности. Каждая стратегия подбирается индивидуально, исходя из масштаба компании, специфики бизнеса, требований рынка и внутренних ресурсов.
Централизованная стратегия закупок
При централизованном подходе закупочная деятельность управляется из единого центра, что обеспечивает полный контроль над процессом, позволяет оптимизировать расходы за счет больших объемов закупок и единых стандартов взаимодействия с поставщиками. Такая стратегия идеально подходит крупным компаниям с широкой филиальной сетью или холдинговой структурой.
Децентрализованная стратегия закупок
При таком подходе каждое подразделение или филиал компании осуществляет закупки самостоятельно. Это дает большую гибкость и скорость реагирования на изменения спроса и специфические потребности локальных рынков, но при этом требует более высокого уровня координации и контроля для предотвращения дублирования закупок и неоптимальных расходов.
Стратегия Just-in-Time (JIT)
Эта стратегия предполагает минимизацию запасов и точное планирование поставок под текущие потребности производства. Главная задача — максимально сократить складские запасы и затраты на хранение. JIT особенно эффективна в производственных компаниях, работающих с высокой степенью прогнозируемости спроса и надежными поставщиками.
Стратегия управления запасами (Inventory Management)
Подход предполагает активный контроль складских запасов и их оптимизацию. Закупочное управление при этой стратегии направлено на поддержание идеального баланса между уровнем запасов и производственными потребностями, предотвращение излишков и дефицита. Подходит компаниям с широким ассортиментом продукции и значительными складскими мощностями.
Стратегия управления рисками в закупках (Risk Management)
Основная цель этой стратегии — минимизация рисков, связанных с поставщиками и изменениями рынка. Включает диверсификацию поставщиков, страхование рисков и регулярный мониторинг надежности партнеров. Особенно актуальна в условиях нестабильного рынка и высокой конкуренции.
Эффективное управление закупками на предприятии требует четкого распределения ролей и задач между сотрудниками компании:
Менеджер по закупкам — отвечает за общий процесс планирования и реализации закупок, ведет переговоры с поставщиками и контролирует исполнение условий договоров.
Категорийный менеджер — занимается управлением отдельной категорией товаров или услуг, проводит мониторинг рынка и формирует стратегию развития категории.
Юридический отдел — обеспечивает юридическую поддержку закупочной деятельности, проверяет и согласует договоры, минимизирует риски.
Финансовый отдел — отвечает за бюджетирование закупок, контроль расходов и своевременность оплаты.
Отдел контроля качества — принимает и контролирует качество закупаемых товаров, оценивает соответствие поставок требованиям компании.
Четко прописанные роли повышают прозрачность, снижают риск ошибок и делают процесс закупок максимально управляемым и эффективным.
Закупочная деятельность сопряжена с рядом рисков, грамотное управление которыми позволяет значительно снизить потенциальные убытки и предотвратить сбои:
Риск ненадежного поставщика. Возникает из-за сбоев в работе поставщиков (задержки поставок, некачественная продукция). Снижается за счет диверсификации и регулярной квалификации поставщиков.
Ценовой риск. Колебания цен на рынке могут серьезно повлиять на бюджет компании. Управляется за счет долгосрочных договоров с фиксированными ценами и регулярного мониторинга рынка.
Логистический риск. Связан с задержками и проблемами доставки. Минимизируется за счет планирования и использования проверенных логистических партнеров.
Финансовый риск. Невыполнение финансовых обязательств поставщиками или проблемы с оплатой. Снижается с помощью страхования и проверки финансовой стабильности контрагентов.
Регулярная оценка и управление рисками делают процесс закупок прогнозируемым и устойчивым даже в условиях кризиса и неопределенности.
Для оценки эффективности и контроля процесса закупок используются следующие основные KPI:
Средний цикл закупки (Purchase Cycle Time). Период от подачи заявки до получения товара. Оптимальное значение минимизирует задержки в производстве.
Процент своевременно выполненных поставок (On-Time Delivery). Доля поставок, выполненных в оговоренные сроки. Высокий процент свидетельствует о надежности поставщиков и эффективном контроле закупок.
Уровень дефектов и рекламаций от поставщиков (Supplier Defect Rate). Процент товаров, не соответствующих качественным требованиям. Низкий показатель отражает тщательный контроль качества и правильный выбор поставщиков.
Оборачиваемость складских запасов (Inventory Turnover). Частота замены запасов на складе. Высокая оборачиваемость указывает на эффективное управление запасами и минимизацию складских расходов.
Экономия при закупках (Procurement Savings). Сумма, сэкономленная за счет более выгодных условий закупок. Этот показатель напрямую отражает эффективность работы закупочного отдела.
Регулярный мониторинг и анализ этих показателей помогает оперативно выявлять проблемы и корректировать закупочную стратегию компании.
Закупочная деятельность регулируется различными нормативными актами, которые компания обязана соблюдать для минимизации рисков юридических и финансовых санкций:
Коммерческие закупки. Регулируются гражданским законодательством и внутренними нормативами компании (регламенты, положения о закупках).
Государственные закупки и закупки госкомпаний. В РФ регулируются 44-ФЗ («О контрактной системе») и 223-ФЗ («О закупках отдельных видов юридических лиц»). Эти законы строго регламентируют процедуры проведения закупок, требования к документации и порядок заключения договоров.
Антимонопольное регулирование. Важно учитывать требования антимонопольного законодательства, которые регулируют конкуренцию и прозрачность процедур закупок.
Соблюдение нормативных требований не только защищает компанию от штрафов и санкций, но и повышает прозрачность и доверие со стороны поставщиков и рынка.
Несмотря на активное развитие технологий, многие компании до сих пор применяют устаревшие методы и процессы в управлении закупками: таблицы Excel, бумажные заявки, неформализованные коммуникации через e-mail и мессенджеры. Такие подходы формируют целый ряд проблем, негативно влияющих на эффективность бизнеса:
Разрозненные данные и отсутствие централизованного контроля. Информация о заказах, поставщиках и бюджете часто хранится в разных источниках, что создает хаос, ошибки и риски утраты данных.
Низкая скорость согласования. Согласование заявок и договоров занимает слишком много времени из-за ручных процессов и отсутствия прозрачных маршрутов согласований.
Ошибки, дубли и пересортица. Из-за отсутствия автоматических проверок заявки могут дублироваться, а поставки — не соответствовать спецификациям.
Отсутствие прозрачности в работе с поставщиками. Не ведется история взаимодействий, сложно оценить, насколько контрагент надежен, как он выполнял обязательства в прошлом.
Срыв сроков и остановки производства. Ручные процессы закупок не позволяют гибко реагировать на изменения, что может привести к задержкам поставок и срывам в производственном цикле.
Потеря экономических выгод. Без автоматического сопоставления условий поставщиков невозможно оценить, действительно ли закупка выгодна. А отсутствие конкуренции ведет к завышенным ценам.
Все эти минусы делают традиционные модели закупок неэффективными и дорогостоящими в условиях современной экономики. Именно поэтому крупные предприятия переходят на автоматизированные системы управления закупками, такие как Сотбит: SRM.
Сотбит: SRM – это комплексная автоматизированная система управления закупками на базе корпоративного портала Битрикс24, предназначенная для эффективного управления всеми аспектами закупочной деятельности компании.
Решение охватывает все процессы, начиная от планирования потребностей и проведения тендеров до контроля договорных обязательств, поставок и формирования аналитической отчетности.
Система разработана специально для того, чтобы предприятия могли перейти от традиционного ручного управления закупками к современным, прозрачным и эффективным цифровым процессам.
Система предоставляет единый интерфейс (личный кабинет закупщика), в котором сотрудник компании имеет доступ ко всем необходимым данным и инструментам управления закупками:
Создание и мониторинг заявок на закупку.
Настройка ролей и маршрутов согласования.
Автоматическое уведомление участников закупочного процесса.
Это позволяет ускорить коммуникации, сократить время на согласования и исключить ошибки, возникающие при ручной передаче данных.
Сотбит: SRM содержит централизованный и управляемый каталог всех закупаемых позиций. В рамках модуля происходит:
Создание и обновление карточек ТРУ.
Централизация и классификация данных.
Контроль актуальности и предотвращение дублирования информации.
Таким образом, исключаются ошибки на этапе планирования и закупок, а также повышается точность и прозрачность закупочной деятельности.
Автоматизированная система позволяет полностью организовать проведение закупок:
Создание закупочной процедуры с четкими сроками и условиями.
Проведение торгов, включая отправку приглашений, сбор предложений и переторжки.
Формирование конкурентного листа для простого сравнения предложений поставщиков.
Назначение и работа тендерного комитета для принятия решений.
Это существенно снижает время на проведение закупок, делает процесс конкурентным и позволяет получать наиболее выгодные условия.
Сотбит: SRM автоматизирует процесс работы с договорами:
Генерация стандартных документов по шаблонам.
Автоматическое заполнение договорных данных.
Согласование договоров с поставщиками и внутри компании.
Хранение и быстрый доступ к договорам и их статусам.
Это позволяет юридическим и закупочным подразделениям оперативно контролировать исполнение условий и своевременно реагировать на любые изменения и отклонения.
Модуль оперативного управления заказами (P2P) позволяет:
Оформлять и отслеживать заказы поставщикам.
Контролировать сроки и статусы исполнения заказов.
Управлять приемкой товаров и услуг.
Это обеспечивает полную прозрачность и своевременное выявление возможных проблем, связанных с закупками и исполнением обязательств.
Система включает в себя реестр поставщиков, содержащий всю необходимую информацию:
История сотрудничества с поставщиком.
Условия договоров и заказы.
Сегментация и классификация контрагентов.
Благодаря этому модулю компания получает возможность анализировать и развивать отношения с поставщиками, минимизировать риски и строить долгосрочные, надежные партнерства.
BI-конструктор позволяет на основе данных формировать наглядные аналитические отчеты и панели управления, которые дают возможность:
Оценивать эффективность закупок и работы поставщиков.
Контролировать исполнение бюджетов и лимитов.
Анализировать динамику затрат, сроков и других ключевых показателей.
Таким образом, руководство компании получает возможность быстро принимать обоснованные решения, основанные на актуальных и точных данных.
Особое внимание в автоматизированной системе управления закупками уделяется интеграции с существующими системами компании:
Глубокая интеграция с 1С обеспечивает корректный и быстрый обмен данными.
Возможна интеграция с системами ЭДО, CRM и ERP-системами.
Обеспечивается синхронизация данных между всеми подразделениями предприятия.
Интеграция позволяет избежать двойного ввода информации, минимизирует ошибки и обеспечивает прозрачность и согласованность данных.
Процесс внедрения системы проводится под ключ и включает в себя следующие этапы:
Предпроектное обследование и диагностика. Определение текущих процессов и выявление потребностей компании.
Проектирование системы. Описание процессов и архитектуры решения, настройка бизнес-логики.
Развертывание и конфигурация системы. Установка программного обеспечения и базовая настройка процессов.
Настройка интеграций. Реализация обмена данными с 1С и другими системами предприятия.
Обучение сотрудников. Подготовка сотрудников компании к работе с системой.
Запуск и техническое сопровождение. Обеспечение поддержки и регулярные обновления системы.
Компании, внедрившие Сотбит: SRM, получают ощутимые и измеримые результаты уже на первых этапах работы:
Ускорение процедур закупок в 2 раза благодаря автоматизации согласований.
Снижение затрат на закупки на 5-15% за счет более выгодных условий и конкурентных процедур.
Уменьшение складских запасов до 35% за счет точного планирования и исключения излишних закупок.
Повышение прозрачности и управляемости закупок на всех уровнях компании.
Сегодня эффективное закупочное управление невозможно без цифровых решений.
Внедрение автоматизированной системы управления закупками, такой как Сотбит: SRM, позволяет компании перейти от устаревших подходов к современной, эффективной и прозрачной модели управления закупками и поставщиками, значительно сокращая издержки и повышая управляемость бизнеса.
Если ваша компания заинтересована в оптимизации закупочной деятельности и получении конкурентных преимуществ за счет автоматизации закупок, рекомендуем запросить демонстрацию Сотбит: SRM.
Наши бизнес-аналитики и менеджеры помогут вам подробно изучить возможности решения, оценить его выгоды для вашего бизнеса и разработать индивидуальный план внедрения.
Группировка свойств в карточке товара напрямую через инфоблок — удобно, быстро и без сложной настройки.
Прозрачность, контроль, аналитика — разбираем, как выстроить эффективное управление отношениями с поставщиками.
Узнайте, как перевести клиентов на самообслуживание, разгрузить отдел продаж и ускорить обработку заказов.
